Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen, Multifunktionsgeräte können dies alles mit einem Gerät. Das ist billiger als der Einsatz von Einzelgeräten und spart im kleinen Büro auch jede Menge Platz. Moderne Kombis machen ihre Sache recht gut.
Vor dem Kauf sollte überlegt werden, welche Funktionen tatsächlich gebraucht werden. Wird nur selten ein Fax verschickt, kann eventuell auf die integrierte Faxfunktion verzichtet werden. Schriftstücke oder eingescannte Dokumente können auch über den Computer mit Internetanschluss versand werden. Das spart Strom, da das Gerät nicht ständig auf Stand-by stehen muss. Allerdings können Faxe nur bei eingeschaltetem Computer empfangen werden. Wer häufig in Farbe druckt, besonders auch Fotos, braucht einen schnellen Drucker. Werden auch mal Bücher oder Zeitschriften kopiert, ist ein Flachbettcanner die richtige Wahl. Einzugsscanner können nur einzelne Blätter lesen.
Die Jury Umweltzeichen hat einen neuen Blauen Engel für Multifunktionsgeräte vergeben. Sie müssen sowohl ressourcenschonend sein als auch emissionsarm. Dazu gehört zum Beispiel, dass sie recyclebar konstruiert sind und mindestens fünf Jahre nach Einstellung der Produktion noch Ersatzteile erhältlich sind. Toner und Tintenmodule müssen wiederverwendbar sein und zurückgenommen werden. Wichtig sind geringe Emissionen, besonders von Benzol und Styrol, Ozon und Staub. Auch die Geräuschemissionen dürfen im lautesten Betrieb den Grenzwert nicht überschreiten. Die Geräte müssen für die Verarbeitung von Recyclingpapier uneingeschränkt geeignet sein. In der Ruhephase müssen die Geräte einen vorgegebenen Stromverbrauch unterschreiten. Außerdem gibt es Höchstzeiten für das -Aufwecken- der Kombigeräte, damit die Nutzer die Stromsparfunktion nicht entnervt abstellen.